Agenda, ordem de passagem e folha de serviço: um nome para cada uma.

Peça a três pessoas a ordem de passagem e pode receber três documentos. As palavras sobrepõem-se. Escolha um significado para cada uma, escreva-o no briefing e use-o.

Os termos

• Agenda. A promessa pública. Mostra a forma da noite. Nomeia o prémio, não o premiado.
• Ordem de passagem. O plano da equipa para a noite. Algumas equipas chamam-lhe plano de espetáculo. Neste artigo, os dois nomes designam o mesmo documento. Escolha um e use-o.
• Folha de deixas. Instruções para executar som, luz e vídeo.
• Folha de serviço. O nome que algumas equipas usam para o plano da equipa, ou para notas feitas depois. Não o use para dois documentos ao mesmo tempo.

Um significado por palavra

Pessoas diferentes precisam de coisas diferentes da mesma noite. Quando uma palavra significa dois documentos, a equipa discute qual está certo. Um vocabulário partilhado acaba com essa discussão antes de ela começar. Também ajuda um voluntário, um apresentador ou um fornecedor a perceber o plano na primeira conversa.

Escolha as palavras que a equipa já usa, se funcionarem. O que se quer não é um vocabulário novo. É um significado por palavra, partilhado antes da noite.

A agenda não leva o nome do premiado

A agenda é pública e pode ser impressa. Os convidados leem-na semanas antes. Um nome de premiado nessa página estraga a noite. Nomeie o prémio. Guarde o nome para a sala.

Um nome por documento não chega se houver duas versões

Escolher o nome resolve a discussão na equipa. Não resolve a sala. Se a agenda imprime um título e o ecrã mostra outro, o problema já não é o vocabulário.

Quando a agenda, o guião, os ecrãs e as listas vêm do mesmo registo, há uma versão por função e uma origem para tudo. A agenda continua pública e sem os nomes dos premiados. O guião continua interno. Os dois batem certo com o que a sala vê. É o que a Eventblox® faz em Preparar.

Escreva os nomes que a equipa usa. Escolha um nome para cada função. Diga no briefing que documento cada pessoa tem na mão. Combine qual faz fé quando dois divergem.

A seguir: ordem de passagem para uma cerimónia de prémios e ecrãs e guião.