Setor público
Centenas de nomes. Uma equipa pequena. Uma responsabilidade pública.
A sala conhece os premiados e percebe quando um nome, uma ordem ou um ecrã está errado. A Eventblox® liga a preparação à cerimónia, para a sua equipa conduzir a noite sem ficar presa à operação.
O trabalho que a sala não vê
A cerimónia expõe cada falha de coordenação.
A mesma pessoa aparece em versões diferentes.
Candidaturas, listas de convidados, guiões e apresentações crescem em ficheiros separados. Uma correção num nome ou cargo obriga a procurar todas as cópias. Se uma fica por corrigir, a sala vê a diferença.
As alterações chegam quando já não há margem.
Um premiado falta, um convidado chega tarde ou a sequência muda. A receção, o apresentador e os ecrãs precisam da mesma resposta. A equipa perde tempo a confirmar qual é a versão válida.
A decisão humana tem de respeitar o protocolo.
O júri ou o organismo nomeado pelo organizador toma a decisão final. Depois, cada nome tem de chegar ao convite, à ordem de passagem, ao apresentador e ao ecrã sem perder o contexto da distinção.
A equipa fecha uma edição e recomeça do zero.
Quando o histórico fica em pastas, mensagens e folhas, a edição seguinte depende de quem se lembra do processo. A equipa volta a reconstruir listas enquanto continua responsável pelo protocolo, pelos convidados e pela sala.
Um só registo, em direto
Da candidatura ao histórico, sem reconstruir a noite em cada etapa.
Candidaturas, convidados, check-in, ordem de passagem, apresentador, ecrãs da sala, certificados e histórico ficam ligados ao mesmo registo. A equipa trabalha sobre a mesma informação antes, durante e depois da cerimónia.
O júri ou o organismo nomeado pelo organizador toma a decisão final. A Eventblox não escolhe o premiado. Leva o resultado aprovado à gestão dos convidados e à operação da noite.
Na chegada, o check-in confirma quem está na sala. A ordem de passagem, o apresentador e os ecrãs acompanham a informação confirmada. Uma alteração tardia deixa de depender de várias cópias e de mensagens entre equipas.
Depois da última entrega, os certificados e o registo da edição ficam disponíveis. A equipa preserva o contexto de cada distinção e prepara a edição seguinte sem começar numa pasta vazia.
Prova municipal
Duas galas municipais. 1 364 horas recuperadas.
−896 h
Barreiro, ano 1
1 216 h para 320 h. Carga de trabalho: −74%.
−468 h
Almada, ano 1
738 h para 270 h. Carga de trabalho: −63%.
1h30
340 prémios em Oeiras
522 participantes. Um premiado em palco a cada 16 segundos. Conduzida pela equipa da própria câmara municipal.
5
Clientes públicos
Barreiro, Almada, Oeiras, Loulé e Polícia Judiciária. Todos renovaram.
Total de duas galas de câmaras municipais: 1 364 de 1 954 horas, cerca de 70%; medido em 2 de 5 clientes. Oeiras não entra nestas horas.
“Com a Eventblox, centralizamos todas as fases do evento — inscrições, convites, comunicação e apresentação — com acesso a dados que melhoram as edições futuras e reforçam a transparência.”
João Veiga
Chefe da Divisão de Desporto e Associativismo da Câmara Municipal do Barreiro
Contratação e arranque
Comece com o processo e os dados da sua cerimónia.
Alojada na UE. Preparada para o RGPD em contratação pública. Consulte como tratamos os dados.
Quatro ou cinco semanas chegam para começar. Se a gala inclui candidaturas, conte o tempo que os candidatos precisam para se inscrever.
A demonstração é gratuita. Dura 30 a 60 minutos. Usa as suas categorias e os seus nomes, para a equipa avaliar a plataforma no contexto do seu evento.
A avaliação depende da tipologia do seu evento, da estimativa de utilizadores, do número de categorias, do formato da sequência de apresentação e dos blocos de funcionalidade necessários. Na reunião, balizamos tudo isto consigo.
Perguntas frequentes
A Eventblox serve apenas para galas desportivas?
Não. As horas publicadas foram medidas em duas galas desportivas de câmaras municipais. A plataforma também liga a decisão, a sala e o histórico em cerimónias de mérito. Na demonstração, usamos as suas categorias e os seus nomes.
Quem decide os premiados?
O júri ou o organismo nomeado pelo organizador toma a decisão final. A Eventblox não escolhe o premiado. Regista o resultado aprovado e liga-o à operação da cerimónia.
Precisamos de pessoal técnico na noite?
Em Oeiras, a equipa da própria câmara municipal conduziu a noite. O apoio necessário é definido consigo antes e durante o evento.
Já temos folhas de cálculo e apresentações. Serve na mesma?
Sim. O risco aparece quando a receção, o apresentador e os ecrãs usam cópias diferentes. A Eventblox liga esses momentos ao mesmo registo, para a equipa deixar de reconciliar versões durante a noite.
Quanto tempo precisamos para começar?
Quatro ou cinco semanas chegam para começar. Se a gala inclui candidaturas, conte também o tempo que os candidatos precisam para se inscrever.
Onde ficam alojados os dados?
Alojada na UE. Preparada para o RGPD em contratação pública. A página de confiança explica como tratamos os dados.
Quanto custa?
A avaliação depende da tipologia do seu evento, da estimativa de utilizadores, do número de categorias, do formato da sequência de apresentação e dos blocos de funcionalidade necessários. Na reunião, balizamos tudo isto consigo.