Imprima o programa quando a gráfica fechar, não quando o plano ainda mexe.

O programa é aprovado cedo. Na última semana, uma categoria pode sair, um discurso pode encurtar ou um nome pode ser corrigido. O papel que se distribui à porta mostra o plano do dia da impressão.

Isso não torna o papel inútil. Fica certo no dia em que sai da gráfica e menos certo em cada dia a seguir. A decisão é quando imprimir, e o que oferecer além do papel.

Feche a impressão o mais tarde que a gráfica permitir

Quanto mais perto da noite sair o papel, menos alterações ficam de fora. O prazo da gráfica é uma decisão de calendário.

Mantenha papel para quem o quer

Há convidados que querem o programa na mão. É o exemplar que levam para casa. Há quem não abra uma ligação por um serão. Ofereça os dois, para ninguém ter de pedir.

O programa é um documento público

Diz o que a sala pode esperar e quem é homenageado. Os convidados levam-no. Os destinatários mostram-no. Leia os nomes em voz alta antes de fechar o ficheiro, com alguém que não o escreveu.

Os convidados não leem todos da mesma forma. Uns leem antes. Outros ouvem. Outros só abrem o programa quando algo os surpreende. Dê uma forma de entrar a cada um, sem lhes pedir trabalho extra.

O papel fica. O ecrã acompanha

O que está impresso é aquilo em que se confia até à noite. O que muda depois da impressão é o que os ecrãs mostram. Combine, antes da gráfica, o que o papel fixa e o que os ecrãs podem ainda corrigir: nomes, lugares e ordem de passagem.

Um nome corrigido na terça não entra num papel fechado na segunda. Na Eventblox®, o papel e os ecrãs partem do mesmo registo. A equipa sabe qual dos dois está certo para cada coisa. Preparar liga candidaturas, lugares e ordem de passagem antes dessa escolha.

O papel diz o que era. O ecrã diz o que é.