Lista de verificação do comprador de galas: 8 perguntas para qualquer fornecedor

As regras diferem consoante o país e a câmara municipal. Consulte o seu jurista.

Um bom fornecedor responde a estas perguntas em palavras simples. Faça as mesmas oito a cada fornecedor e compare.

1. Que eventos semelhantes já organizou? Procure eventos de dimensão semelhante e de um tipo de organizador semelhante. Pergunte o que fez o organizador e o que fez o fornecedor.

2. Que parte do trabalho fica com a nossa equipa? Procure uma lista clara de tarefas e uma estimativa honesta em horas.

3. O que faz o fornecedor na noite? Procure uma descrição simples da função em termos gerais. Pergunte o que acontece quando algo muda durante a noite.

4. Quem decide os vencedores? A resposta deve ser: o seu júri. O fornecedor trata do processo à volta dessa decisão.

5. Quem controla os nossos dados e podemos levá-los connosco? Procure uma separação clara: o organizador controla os dados do evento e o fornecedor trata-os. Pergunte se os dados podem ser exportados e em que formato.

6. Onde estão os dados e quem mais lhes pode aceder? Procure a região de alojamento e uma lista das outras empresas que tratam dados para o fornecedor.

7. Como são tratados os dados pessoais e durante quanto tempo são conservados? Procure uma regra clara sobre a conservação depois do evento. Peça-a por escrito.

8. O que inclui o orçamento? Procure um orçamento escrito. Pergunte o que cobre e o que não cobre.

Como usar a lista

Pontue cada resposta: clara, parcialmente clara, pouco clara. Compare totais, não sentimentos. Conserve as respostas escritas no seu processo de contratação.

As regras diferem consoante o país e a câmara municipal. Consulte o seu jurista.